Bardzo często kalendarz Google traktowany jest „po macoszemu” i rzadko się z niego korzysta. Jednak jest to bardzo przydatne narzędzie, które pomaga w organizacji pracy własnej. W jaki sposób korzystać z kalendarza Google?
Jak rozpocząć korzystanie z kalendarza Google?
Kalendarz Google można znaleźć na stronie Google. Jeśli korzystasz z gmaila, to wystarczy, że zalogujesz się na swoją skrzynkę i już będziesz mieć dostęp do tego narzędzia. Warto zainstalować kalendarz na wszystkich urządzeniach, z których się korzysta, dzięki temu można mieć pewność, że każde ważne wydarzenie zostanie na pewno zapisane i o niczym nie zapomnisz.
Zanim zaczniesz korzystać z kalendarza Google, to powinieneś wpisać do niego wszystkie święta, możesz je dodać automatycznie. Wystarczy tylko wejść w funkcję „dodaj kalendarz”, następnie kliknąć okienko „przeglądaj pomocne kalendarze”. Zaznacz święta, które mają zostać naniesione na kalendarz.
Nowy kalendarz można dodać również w opcji „dodaj kalendarz”, a następnie „przeglądaj pomocne kalendarze”. Dzięki temu możesz:
- utworzyć nowy kalendarz, który zostanie nazwany i zostanie mu przyporządkowana odpowiednia zakładka;
- subskrybować kalendarz, jeśli ktoś ze współpracowników lub partnerów biznesowych prowadzi taki kalendarz i udostępnia go publicznie.
Jeśli chcesz, to możesz dodać lub usunąć weekendy. Możesz to zrobić w ustawieniach ogólnych, w funkcji widok. W tej funkcji można dokładnie sprecyzować, od jakiego dnia tygodnia ma rozpocząć się tydzień i ile dni ma być widocznych.
Automatyczne dodawanie wydarzeń, które przychodzą na maila
Jest to bardzo ciekawa opcja, która ułatwia pracę. Nie trzeba ręcznie zaznaczać w kalendarzu wydarzeń, które przychodzą na maila. Aby ustawić automatyczne zapisywanie wydarzeń z gmaila, to należy wejść do ustawień ogólnych, następnie wybrać funkcję „wydarzenie z Gmaila” i ją zaznaczyć.
Aby lepiej korzystać z kalendarza Google, należy go zintegrować z innymi narzędziami do planowania, których używasz.
Codzienne korzystanie z kalendarza Google
Jeśli zaczynasz swój dzień od sprawdzenia skrzynki mailowej, to poranny mail z zaplanowanymi pracami na pewno się przyda. Jeśli używasz więcej niż jednego kalendarza Google, to dla każdego z nich musisz ustawić osobny mail z powiadomieniem o planie dnia.
W kalendarzu można zrobić listę konkretnych zadań z przypisanymi do nich godzinami realizacji. Jeśli dopiero rozpoczynasz pracę nad swoją organizacją dnia, to ta opcja będzie dla Ciebie szczególnie przydatna.
Jeśli chcesz być na bieżąco z kalendarzem innej osoby to możesz taki kalendarz dodać w okienku po lewej stronie. Musisz wiedzieć, że wybrana osoba musi wyrazić zgodę na dostęp do swojego kalendarza.
Dzięki kalendarzowi Google nie zapomnisz, że chcesz wziąć udział w jakimś wydarzeniu. Wystarczy tylko wejść na zakładkę wydarzenia na swoim profilu na Facebooku, następnie wejść w link „nadchodzące wydarzenia” i skopiować go do kalendarza Google do zakładki „z adresu url”.
Gdy coś się zmieni i zechcesz przeplanować wydarzenie w swoim kalendarzu, to wystarczy je przeciągnąć do innej daty. Nie trzeba przy tym nic zmieniać.
Jeśli usunąłeś wydarzenie w swoim kalendarzu przez przypadek, to możesz je odzyskać, klikając na kółko zębate w prawym górnym rogu, a następnie w ikonę kosz. Wydarzenia z kosza są usuwane po 30 dniach.
Umawianie wspólnych spotkań
Przez kalendarz Google można umawiać spotkania i dopasowywać jego czas do uczestników wydarzenia. Wystarczy w menu wydarzenia wejść do zakładki „znajdź czas”. Gdy dodasz kalendarze innych uczestników spotkania do swojego kalendarza, będziesz mógł je przejrzeć i zaplanować najlepszą datę spotkania.
Gdy dodajesz spotkanie, to warto określić jego dokładną lokalizację za pomocą Google Maps. Dzięki temu uczestnicy otrzymają dokładny adres wraz z mapą Google. Jeśli spotkanie ma się odbywać online, to warto od razu utworzyć pokój wydarzenia w Google Meet.
Jeśli podczas spotkania będzie omawiany konkretny dokument, to należy go dodać jako załącznik do wydarzenia. Dzięki temu będzie wysyłany razem z mailem przypominającym o wydarzeniu. W kalendarzu możesz zmienić również właściciela wydarzenia – opcję tą można znaleźć w dodatkowych funkcjach spotkania.
Inne przydatne triki podczas korzystania z kalendarza Google
- Ustawiaj częste przypomnienia. Dzięki temu nie zapomnisz o nadchodzących wydarzeniach.
- Wykorzystuj wydarzenia cyklicznie i ustaw dla nich odpowiednie powiadomienia.
- W planowanych spotkaniach warto zapisywać orientacyjny czas dojazdu, dzięki temu nie spóźnisz się na spotkanie.
